Nazwa usługi

Wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych


Odbiorca usługi

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania będący osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej


Wymagane dokumenty

  1. wniosek o wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych wraz z oświadczeniem o prawdziwości danych zawartych we wniosku;
  2. dowód uiszczenia opłaty za wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych.


Uwagi

W celu usprawnienia komunikacji między przedsiębiorcą a Urzędem Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie („Urząd”) należy podać we wniosku nr faksu lub e-mail.


Na podstawie art. 51a ust.1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania jest działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, zwanego dalej „rejestrem”.


Marszałek Województwa Mazowieckiego jest organem prowadzącym rejestr przechowawców akt osobowych i płacowych, którzy wykonują działalność objętą wpisem na terenie województwa mazowieckiego.
Warunkami wykonywania działalności w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania są:

  1. posiadanie przez przedsiębiorcę bazy organizacyjno-technicznej zapewniającej warunki przechowywania dokumentacji określone w art. 51n oraz właściwe warunki jej udostępniania;
  2. posiadanie przez przedsiębiorcę regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem;
  3. zatrudnianie przez przedsiębiorcę do wykonywania czynności związanych z obsługą dokumentacji osoby posiadającej specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową.

W skład zarządu przedsiębiorcy nie mogą wchodzić osoby, które były karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu.
Marszałek Województwa w drodze decyzji, odmawia wpisu przedsiębiorcy do rejestru:

  1. jeżeli wydano prawomocne orzeczenie zakazujące przedsiębiorcy wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem;
  2. jeżeli przedsiębiorcę wykreślono z rejestru tej działalności regulowanej w wyniku wydania przez organ prowadzący rejestr decyzji o zakazie wykonywania przez przedsiębiorcę działalności objętej wpisem w okresie 3 lat poprzedzających złożenie wniosku;
  3. w przypadkach określonych w odrębnych przepisach.

Przedsiębiorcy wpisanemu do rejestru jest wydawane z urzędu zaświadczenie o wpisie zawierające następujące dane:

1. firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;

2. zakres działalności gospodarczej objętej wpisem;
3. miejsce wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem;
4. datę rozpoczęcia działalności gospodarczej.
Przedsiębiorca przekazuje do centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wykaz pracodawców, których dokumentację przejął w danym miesiącu kalendarzowym oraz okres, z jakiego ta dokumentacja pochodzi, w terminie do końca następnego miesiąca kalendarzowego.


Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych:

  1. administratorem danych osobowych jest Marszałek Województwa Mazowieckiego, dane kontaktowe: Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie, ul. Jagiellońska 26, 03-719 Warszawa, tel. (22) 5979-100, email: urzad_marszalkowski@mazovia.pl, ePUAP: /umwm/esp w stosunku do danych osobowych osób fizycznych reprezentujących przedsiębiorcę;
  2. dane kontaktowe do inspektora ochrony danych: tel. (022) 5979663, e-mail: iod@mazovia.pl.

Dane osobowe określone w pkt 1 wyżej:

  1. będą przetwarzane zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. e) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej RODO, w celu związanym z prowadzeniem przez Marszałka Województwa Mazowieckiego rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, w zakresie wpisu do ww. rejestru, jego zmiany i wykreślenia w kategorii danych zwykłych: imię i nazwisko, funkcja, na podstawie art. 51a ust.1 i art. 51c ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217, z późn. zm.);
  2. będą udostępnione w rejestrze publicznym, tj. rejestrze przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonym przez Marszalka Województwa Mazowieckiego, który jest rejestrem jawnym i każdy ma prawo dostępu do niego;
  3. będą przechowywane nie dłużej, niż to wynika z przepisów o archiwizacji;
  4. nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w celu podjęcia decyzji w sprawie indywidualnej.

Osobom fizycznym repezentującym przedsiębiorcę przysługuje prawo:

  1. dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia (w przypadkach i na zasadach określonych w RODO), ograniczenia przetwarzania,
  2. wniesienia sprzeciwu, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby fizycznej reprezentującej przedsiębiorcę;
  3. wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych – na zasadach określonych w RODO.

Podanie danych osobowych, o których mowa w pkt 1 wyżej jest wymogiem ustawowym i przedsiębiorca jest zobowiązany do ich podania.
 


 


Miejsce składania

  1. osobiście w punktach Kancelarii Ogólnej Urzędu przy ul. Jagiellońskiej 26 (parter), ul. Skoczylasa 4 (I piętro, pok. 128), ul. Kłopotowskiego 5 (parter, pok. 07) lub w siedzibie Kancelarii Ogólnej Urzędu przy ul. Okrzei 35 (IV piętro, pok. 424A) od poniedziałku do piątku w godzinach: 8.00 – 16.00;
  2. za pośrednictwem poczty na adres Urzędu lub bezpośrednio na adres Departamentu Organizacji (z dopiskiem na kopercie: dotyczy wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych – Archiwum Zakładowe);
  3. drogą elektroniczną na adres elektronicznej skrzynki podawczej Urzędu, link do strony: ePUAP - katalog spraw, adres: www.epuap.gov.pl;
  4. lub na adres skrytki na ePUAP dla podmiotów publicznych: /umwm/skrytka.


 


Opłaty

Za wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych pobierana jest opłata skarbowa w wysokości 616 zł zgodnie z częścią I ust. 36 pkt 10 załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.


Obowiązek wniesienia opłaty skarbowej od dokonania czynności urzędowej powstaje z chwilą złożenia wniosku o dokonanie czynności urzędowej.
Zapłaty opłaty skarbowej dokonuje się w kasie właściwego organu podatkowego lub na jego rachunek.
 


Numer konta

96 1030 1508 0000 0005 5002 6074
Urzędu Dzielnicy Praga Północ m.st. Warszawy
ul. Ks. I. Kłopotowskiego 15, 03-708 Warszawa,
tytułem: wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych


Termin załatwienia sprawy przez urząd

Marszałek województwa jest obowiązany dokonać wpisu przedsiębiorcy do rejestru w terminie 7 dni od dnia wpływu wniosku o wpis wraz z oświadczeniem. Jeżeli marszałek województwa nie dokona wpisu w ww. terminie, a od dnia wpływu wniosku upłynęło 14 dni, przedsiębiorca może rozpocząć działalność. Nie dotyczy to przypadku, gdy Marszałek województwa wezwał przedsiębiorcę do uzupełnienia wniosku o wpis nie później niż przed upływem 7 dni od dnia jego otrzymania. W takiej sytuacji termin, o którym mowa w zdaniu pierwszym, biegnie odpowiednio od dnia wpływu uzupełnienia wniosku o wpis - zgodnie z art. 51ca ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w związku z art. 43 ust. 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców.


Sposób odwołania

Odmowa wpisu przedsiębiorcy do rejestru następuje w formie decyzji administracyjnej, na którą stronie służy odwołanie za pośrednictwem Marszałka Województwa Mazowieckiego do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie, ul. Kielecka 44, 02-530 Warszawa, w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.


Podstawa prawna

  1. ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U.  z 2018 r. poz. 217, z późn. zm.);
  2. ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2018 r. poz. 646);
  3. ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017 r. poz. 1257, z późn. zm.);
  4. ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1827, z późn. zm.);
  5. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. z 2007 r. Nr 187 poz. 1330);
  6. rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. z 2005 r. Nr 32 poz. 284);
  7. rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. z 2005 r. Nr 68 poz. 596);
  8. rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. z 2005 r. Nr 28 poz. 240).


Sprawę prowadzi

Departament Organizacji
03-719 Warszawa, ul. Jagiellońska 26
Archiwum Zakładowe; Warszawa, ul. B. Chrobrego 29
tel. (22) 632 66 08; 632 66 07, 632 66 04  
fax.(22) 632 66 07
e-mail: rejestr.przechowawcow@mazovia.pl


Linki

Formularz ePuap


Licznik wyświetleń: 14766
Autor: UMWM w Warszawie
Data publikacji: 2015-06-16 14:56:00